DIGITALIZACE
DIGITALIZACE ÚČETNICTVÍ
Jistě všichni znáte ten pohled do účtárny, kde jsou stěny vyplněné regály se zarovnanými krásně barevně vyvedenými šanony s popisky na hřbetě. Šanony jsou plné papírů, v poslední době vytištěnými elektronickými verzemi dokumentů, které do vaší firmy poslala protistrana e-mailem. Jistě znáte celou řadu důvodů, proč se dokumenty musí tisknout, hlavně kvůli finančnímu úřadu, kvůli podpisu a schválení faktury, kvůli práci účetní, kontrole, kvůli košilce, kvůli šanonu a mnoho dalších důvodů.
A víte, že nic z toho nemusí být a všechno jsou to jen konzervativní pseudodůvody, které vaši firmu zatěžují zbytečnými náklady, vašim lidem přidělávají práci a nakonec ještě zabírají místo? Nevěříte? Máme s tím bohaté zkušenosti…..
Jak to funguje?
DIGITALIZACE ÚČETNICTVÍ je proces, kdy jsou všechny vaše účetní doklady převedené do elektronické podoby a dále se s nimi jako s elektronickými pracuje. Elektronická verze dokladů umožňuje jejich okamžitou dostupnost a kontrolu na celým procesem.
Proces digitalizace účetnictví lze shrnout do několika základních navazujících kroků:
- SBĚR DAT
Základem je shromáždění účetních dat na jednom místě. Na toto místo je možné doklady přeposílat nebo ukládat a to jak z PC, z došlé pošty nebo třeba z mobilního telefonu. Pokud vám ještě někdo posílá nebo předává doklady v papírové formě, jejich skenování nebo fotografování je nejsložitější fází procesu.
- SCHVALOVÁNÍ
Pracujeme s řešením, které dokáže nadefinovat libovolný počet schvalovacích úrovní s detailem jejich kompetencí. Díky digitalizaci je schvalování a kontrola dokladů možná odkudkoliv a kdykoliv.
- VYTĚŽOVÁNÍ DAT Z DOKLADŮ
Speciální programy dokáží s vysokou přesností vyčíst účetní data ze schválených dokladů a navrhnout jejich účtování. Role účetní se v případě použití těchto technologií stává více odbornou a méně manuální. Odpadá nezáživná manuální práce s vysokou chybovostí.
- ARCHIVACE
Po zaúčtování je elektronický doklad opatřen časovým razítkem a je uložen na elektronické úložiště a archivován po dobu stanovenou zákonem. Samozřejmě archivace probíhá při splnění všech bezpečnostních a technologických požadavků.
- REPORTING
Nezbytná součást finančního řízení a kontroly zodpovědného majitele firmy. Digitalizace umožňuje získávat data prakticky on-line ze všech zaúčtovaných dokladů a zpracovat je do požadovaných reportů.
Hlavní výhody
UDRŽITELNOST A ÚSPORA NÁKLADŮ
Digitalizace účetnictví šetří místo a životní prostředí. Všechny účetní doklady jsou uložené pouze v digitální podobě. Zbavíte se papírů a snížíte nároky na skladování. Současně se snižují náklady na tisk a spotřeba kancelářského papíru. Ušetřený čas spojený s ručním zadáváním dat a nižší náklady na zpracování faktur jsou zcela zásadním benefitem. V případě použití cloudového řešení je další úsporou absence drahých serverů a jejich údržba, energie na provoz a vyhrazené zpravidla klimatizované místo.
EFEKTIVNÍ PROCES
Digitalizace účetnictví znamená efektivnější chod firmy. Převedením dokladů do digitální podoby významně zefektivňuje účetní procesy, oběh dokladů, schvalování i archivaci. Díky digitalizaci je zaručený okamžitý přístup k datům a dokonalá kontrola nad procesy. Výhody digitalizace účetnictví se prolínají celou společností, od zaměstnanců pro zákazníky. Vzhledem k pokroku v účetních technologiích je možné například doklady digitálně podepisovat nebo je komentovat v reálném čase. Pověřený zaměstnanec přesně ví, v jaké fázi se účetní doklady nachází.
Digitalizace účetnictví integruje procesy, systémy a analýzy. To firmám umožňuje pohodlně komunikovat se zákazníky a zároveň obsluhovat větší zákaznickou základnu prostřednictvím rychlejších a efektivnějších operací. Dokumenty jsou přístupné pověřeným osobám kdykoli a odkudkoli. Nezáleží, zda máte interní účetní oddělení, jste účetní firma nebo účetnictví outsourcujete na externí účetní společnost.
ELIMINACE CHYB
Díky pokročilým programům schopným automatického vyčtení dat z digitální verze dokumentů je zcela potlačena nejméně záživná a nejvíce chybová práce účetní a to ruční přepisování účetních dat. Chybovost je minimální a časová úspora je značná. Dalším benefitem je minimalizace nechtěných ztrát dokladů, jejich nezaúčtování nebo mylná skartace. Doklad si sebou nese svou historii a je vidět práce jednotlivých uživatelů i rychlost zpracování.
REPORTING A ZPRACOVÁNÍ DAT
Díky digitalizaci účetnictví je možné doklady jednoduše zpracovat, přiřazovat jim střediska, zakázky nebo platební priority. Samotný proces schvalování má pak obvykle několik úrovní, práci lze rozdělit mezi více lidí. Ve chvíli, kdy schválíte elektronický doklad, automaticky se zaúčtuje do synchronizovaného účetního systému.
ARCHIVACE
Už není nutné chodit s doklady a pro doklady do kartotéky ani archivu. Digitalizace účetnictví znamená, že se doklady automaticky uloží k dlouhodobé archivaci. Všechny dokumenty jsou označeny kvalifikovanými časovými razítky a podpisy pro účely auditu. Kdykoliv je určitý doklad nutné vyhledat, jde to velmi snadno.
Časté dotazy
Systémy pro schvalování, vytěžování a archivaci je možné snadno propojit s nejčastěji používanými účetními systémy, jako jsou Pohoda, Helios, Money, Abra a další.
Ano, všude kde je používáno účetnictví lze zavést jeho digitalizaci. Máme zkušenosti s různým typů účetních systémů, včetně neziskových nebo příspěvkových organizací.
Naopak, díky digitalizaci účetnictví se firmy mohou vyhnout sankcím. Digitalizované účetnictví pomáhá firmám vyhnout se případným sankcím nebo postihům, které mohou vzejít z kontrol a auditů.
Ano, naše společnost nabízí řešení, které je certifikované ve spolupráci s renomovanými partnery.
Důležité je, aby doklady byly na jednom místě. Preferujeme cloudové řešení, které umožňuje vyšší komfort práce odkudkoliv, ale lze samozřejmě i řešení s umístěním dat ve firmě na vlastním serveru.
Je to různé, záleží na počtu procesů, definici schvalovacích úrovní, použitém účetním programu a uživatelských požadavcích. Pokud je silná vůle po změně tak lze menší účetní jednotku digitalizovat během několika dní.
